(La forme masculine utilisée dans ce texte désigne tant les femmes que les hommes.)

Article 1. Nom

Le nom de l’organisme est Amicale Falardeau (ci-après nommée l’Amicale).

Article 2. Type d’association

L’Amicale Falardeau, dont l’assemblée de fondation a eu lieu le 9 avril 2011 à Québec, est un organisme sans but lucratif régi par la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec.

Article 3. Buts

Les buts de l’Amicale Falardeau sont :

  • de regrouper les personnes portant le nom de Falardeau et leurs proches, ou toute personne démontrant un intérêt pour le patronyme Falardeau;
  • de leur fournir des informations d’ordre généalogique, historique ou autre et d’organiser des activités diverses au bénéfice de ses membres.

Article 4. Siège social

Le siège social de l’Amicale est établi à Repentigny.

MEMBRES ET AMIS

Article 5. Membres actifs

Toutes les personnes physiques portant le nom de Falardeau ainsi que leurs proches ou celles démontrant un intérêt pour le patronyme Falardeau peuvent devenir membres actifs de l’Amicale sur demande verbale ou écrite de leur part et sur acceptation du conseil d’administration (ci-après appelé le Conseil). Elles doivent payer la cotisation annuelle et se conformer aux dispositions des présents règlements et à toute autre condition d’admission décrétée par résolution du Conseil.

Tout membre devra fournir à l’organisme son adresse postale complète ainsi que son courriel s’il y a lieu et aviser l’Amicale de tout changement d’adresse.

Article 6. Membres à vie

Le conseil d’administration peut convenir d’établir un montant de cotisation permettant au membre de devenir membre à vie. Ce montant peut varier selon l’âge du membre.

Article 7. Amis de L’Amicale

Ce titre est attribué à toute personne qui, sans pour autant payer une cotisation, est intéressée à recevoir de l’information sur les activités de l’Amicale ou les articles publiés sur son site Internet. Elle peut assister, sans droit de parole et de vote, aux assemblées de l’organisme.

Article 8. Adhésion et renouvellement

Les frais d’adhésion exigibles de tout nouveau membre sont établis par résolution du conseil et payables en tout temps au cours de l’année en cours. Ils couvrent la période allant du 1er mai de chaque année au 30 avril de l’année suivante. Toute adhésion reçue après le 31 janvier d’une année confère immédiatement le statut de membre jusqu’au 30 avril de l’année suivante.

Le montant du renouvellement de la cotisation de tout membre actif est établi par résolution du Conseil et doit être payé au plus tard le dernier jour de juin suivant la fin de la période couverte par la dernière cotisation. Tout membre actif qui néglige de payer sa cotisation est déchu de ses droits et privilèges.

Tout nouveau membre inscrit en cours d’année auprès de l’Amicale doit faire l’objet d’une acceptation officielle par le Conseil, lors de l’une de ses réunions. La liste de tous les membres doit être acceptée lors de l’assemblée générale annuelle de l’Amicale.

Article 9. Suspension ou expulsion

Le Conseil peut, par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque disposition des règlements de l’Amicale ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’Amicale. La décision du Conseil est finale et sans appel et le Conseil peut suivre en cette matière la procédure qu’il détermine, non sans avoir procuré audit membre la possibilité d’être entendu par le Conseil de façon verbale ou écrite.

Article 10. Démission

Tout membre peut démissionner en adressant un avis au secrétaire de l’Amicale. Ce membre n’a droit à aucun remboursement de cotisation.

Article 11. Décès

Toute personne cesse d’être membre de l’Amicale à son décès. Le décès ne donne pas lieu à un remboursement de cotisation.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 12. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle se tient dans les 120 jours suivant le 30 avril de chaque année à l’heure et à tout endroit au Québec déterminé par le Conseil.

En cas de force majeure, l’assemblée générale peut se tenir de façon à ce que tous les membres puissent être consultés, c’est-à-dire en employant des moyens technologiques qui permettent la tenue de l’assemblée de façon virtuelle, par exemple.  

Article 13. Assemblée générale spéciale

Toute assemblée générale spéciale peut être convoquée par le président de l’Amicale ou par résolution du Conseil. Aussi, tout membre, par requête écrite à cet effet, appuyée par au moins 10 % des membres en règle et adressée au secrétaire de l’Amicale, peut demander la tenue d’une assemblée générale spéciale, laquelle doit être tenue dans les 21 jours de la réception d’une telle requête. Cette résolution ou requête doit mentionner les motifs pour lesquels l’assemblée est convoquée.

Le président ou, en son absence, le vice-président, sur adoption de cette résolution ou sur réception de cette requête jugée recevable, doit immédiatement convoquer la tenue de l’assemblée conformément au contenu de cette résolution ou requête. Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les 21 jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée, les signataires de ladite demande peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale spéciale.

Article 14. Avis de convocation

L’avis de convocation aux membres avec mention du lieu, de la date et de l’heure de chaque assemblée générale des membres est donné par courriel, au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée. L’ordre du jour de l’assemblée à venir et le procès-verbal de la dernière assemblée sont envoyés en même temps que l’avis de convocation. Tout autre document jugé essentiel peut aussi être joint dans le même envoi. Pour les membres n’ayant pas d’adresse courriel, la convocation se fait par la poste ou par téléphone, au choix du secrétaire du Conseil.  

Article 15. Ajournement

Les membres peuvent, par résolution, ajourner une assemblée. Elle sera reprise à l’endroit, à la date et à l’heure qu’ils déterminent, mais seules les affaires faisant l’objet de l’assemblée originale pourront alors être discutées. Les règles qui s’appliquent sont celles du livre des Procédures des assemblées délibérantes, généralement appelé Code Morin.

Article 16. Quorum

Le quorum est constitué des membres présents à l’assemblée.

Article 17. Vote

Seuls les membres actifs ont droit de vote à toute assemblée générale, chaque membre ayant droit à un seul vote. Le vote par procuration n’est pas valide. Sauf pour l’élection des administrateurs, le vote aux assemblées générales se fait à main levée à moins qu’un vote secret ne soit demandé par au moins cinq membres. Le vote secret est pris sur-le-champ ou après ajournement, selon la décision du président d’assemblée. Ce dernier nomme deux scrutateurs qui prennent le vote et font rapport au président d’assemblée qui en annonce les résultats. Les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix des membres présents.

Article 18. Président d’assemblée

Une assemblée générale est présidée par le président de l’Amicale ou par toute autre personne désignée par le Conseil. Le président de toute assemblée des membres est le maître de la procédure et a plein pouvoir pour assurer l’ordre. Il applique les règles du Code Morin.

ADMINISTRATEURS

Article 19. Membres du conseil et éligibilité

Les affaires de l’Amicale sont administrées par un conseil composé de sept administrateurs, dont quatre remplissent des tâches précises : un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Tout nouveau membre actif et tout membre ayant renouvelé sa cotisation avant le début de l’assemblée est éligible. Le terme de trois administrateurs est renouvelé les années paires et quatre les années impaires.

Article 20. Élection

L’élection des membres du Conseil dont le mandat vient à échéance a lieu chaque année durant l’assemblée générale annuelle. Tout membre sortant de charge est rééligible selon les conditions requises.

Chaque année, lors de la convocation de l’assemblée générale annuelle, les membres sont invités à poser leur candidature au Conseil.

Le Conseil désigne l’un de ses membres pour agir à titre de président d’élection lors de l’assemblée générale.

Le secrétaire reçoit les candidatures soumises à l’avance par courriel, à la suite de la convocation à l’assemblée générale. Il les transmet au président d’élection, qui reçoit les autres candidatures soumises sur place, le jour de l’assemblée. Pour se présenter, la personne doit être un membre actif de l’Amicale, c’est-à-dire être inscrite et avoir payé sa cotisation. Les personnes ont jusqu’à la fin de la pause précédant l’élection pour présenter leur candidature.

Après la pause, le président d’élection prend connaissance des noms des personnes mises en candidature. Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes à combler, les personnes ayant posé leur candidature sont déclarées élues.

S’il est supérieur, le président d’élection prépare les bulletins de vote et on procède à l’élection. Le président d’élection présente les candidats et leur donne l’occasion de s’adresser à l’assemblée s’ils le désirent.

Tout membre actif a le droit de vote. Les électeurs inscrivent alors leur vote sur les bulletins. Ils peuvent voter pour un ou plusieurs candidats, jusqu’au maximum de postes à combler lors du vote.

Après la clôture du vote, le président d’élection, en présence des candidats ou de leurs représentants s’ils le désirent, dépouille le scrutin. Sont élus les candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité des voix, le président d’élection procède à un tirage au sort et proclame élu celui que le sort favorise. Le président d’élection fait part des noms des candidats élus sans toutefois indiquer le nombre de voix accordées à chacun et remet à un membre du Conseil son rapport et les documents reçus des candidats et détruit les bulletins de vote.

Article 21. Attribution des postes

Après l’élection, les membres élus se réunissent pour l’attribution des postes et élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Le résultat est ensuite annoncé à l’assemblée.

Article 22. Démission

Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant un avis écrit au secrétaire du Conseil. La démission prend effet à la réception de l’avis.  

Article 23. Destitution

Le Conseil peut, après lui avoir donné l’occasion de se faire entendre, destituer un membre qui ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste ou fait défaut d’assister à deux séances consécutives du conseil sans motif valable. La décision du Conseil doit être adoptée aux deux tiers des voix exprimées. De plus, les membres peuvent, lors d’une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin, destituer un administrateur de l’Amicale. L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner qu’une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu’on lui reproche. À cette assemblée, il sera alors possible à l’administrateur passible de destitution de se faire entendre. Si le président est le membre visé, le Conseil nomme la personne qui présidera l’assemblée.

Article 24. Vacance

Un poste d’administrateur devient vacant si un administrateur :

a) décède ou devient incapable;

b) démissionne de son poste;

c) ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste, et est destitué par résolution du Conseil;

d) est destitué lors d’une assemblée générale convoquée selon l’article 23 des présents règlements.

Article 25. Nomination

Le Conseil peut, par résolution, nommer toute personne qualifiée pour remplir la vacance, et cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne ainsi remplacée.

Article 26. Rémunération

Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services, sauf si leurs services sont retenus par le Conseil pour remplir un mandat spécifique et que le conseil décide de les rémunérer. Les dépenses engagées par les membres du Conseil pour le compte de l’Amicale ne sont pas remboursées à moins d’une résolution adoptée à cette fin par le Conseil.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 27. Séances du Conseil

Les administrateurs siègent aussi souvent que nécessaire et au moins trois fois par année, aux dates fixées par le Conseil. Les rencontres peuvent se tenir par tous les moyens permettant à tous les administrateurs d’être consultés.

Article 28. Convocation

Les séances du Conseil sont convoquées par le secrétaire, soit à la date fixée lors de la dernière séance ou à la demande du président, soit par demande écrite de la majorité des membres du Conseil.

Article 29. Avis de convocation

L’avis de convocation de toute séance du Conseil est acheminé par courriel, au moins une semaine à l’avance à moins de situation d’urgence. Si tous les membres du Conseil sont présents à une séance ou y consentent par courriel ou par téléphone, toute séance peut avoir lieu sans avis de convocation préalable. Un ordre du jour doit accompagner l’avis de convocation.

Article 30. Quorum

Le quorum est constitué de la majorité de membres en poste au Conseil.

Article 31. Vote

La majorité des membres présents aux séances du Conseil décide des questions et matières qui y sont soumises. Les décisions sont normalement prises par consensus mais, le cas échéant, chaque membre a droit à un vote, le vote du président étant prépondérant en cas d’égalité.

Article 32. Acte posé par un conseil d’administration incomplet

Tout règlement, résolution adoptée, geste posé par les administrateurs à un moment où il y a au Conseil un nombre d’administrateurs inférieur à celui requis, a même vigueur et même effet que si le Conseil avait été complet, en autant qu’il y ait quorum. Les règlements, résolutions ou gestes d’administrateurs de facto, même si l’on découvre ultérieurement qu’il y a eu quelque irrégularité dans leur élection ou nomination, gardent pleine vigueur et effet.

Les administrateurs du Conseil sont protégés par une assurance responsabilité que le Conseil paie soit en partenariat avec une autre association ou de façon privée et cette assurance couvre également un dommage qui pourrait être causé par un membre lors d’une rencontre de l’Amicale.

Article 33. Administrateur intéressé dans une décision

Un administrateur intéressé personnellement dans une décision à prendre doit divulguer son intérêt et se retirer de la discussion au moment de la décision.

Article 34. Président

Le président est le porte-parole officiel de l’Amicale et voit à la direction générale de ses affaires. Il préside les séances du Conseil et voit à l’exécution des décisions du Conseil, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront, de temps à autre, lui être attribués par le Conseil.

Article 35. Vice-président

Le vice-président prête son concours au président et, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de celui-ci, il exerce tous les pouvoirs conférés au président. Il exerce toute autre tâche prescrite par la loi ou déterminée par le Conseil ou le président.

Article 36. Secrétaire

Le secrétaire envoie les avis de convocation des assemblées générales et du Conseil. Il tient les procès-verbaux de toutes les réunions ou assemblées des membres et de celles des administrateurs. Il remplit tous les devoirs accessoires à son poste et exécute toute autre tâche prescrite par la Loi ou dans les présents règlements ou déterminée par le Conseil. Il prépare annuellement une liste des membres et la rend accessible à tous les membres.

Avec le trésorier, il prépare annuellement une liste des membres et la rend accessible lors de l’assemblée générale ou à un membre qui en fait la demande. Dans de tels contextes, la liste sera traitée, c’est-à-dire qu’elle présentera les noms des membres ainsi que la ville où ils habitent, mais pas les adresses, numéros de téléphones ou courriels pour protéger les renseignements personnels. Le secrétaire est le gardien de la liste des membres, qu’il partage avec le trésorier.

Article 37. Trésorier

Le trésorier est responsable de la production production au Conseil ou au gouvernement des états financiers et des documents de format papier ou électronique de l’Amicale dans lesquels sont conservés ou inscrits les bilans ou relevés de comptes. Il perçoit les sommes de toute provenance dues et exigibles par l’Amicale et en délivre les reçus. Il soumet les états de revenus et dépenses et rend compte de la situation financière de l’Amicale à chaque fois qu’il en est requis par le Conseil. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil les sommes d’argent appartenant à l’Amicale.

Il tient à jour la liste des membres de l’Amicale, en collaboration avec le secrétaire, et voit à ce  que chaque membre soit en règle en ce qui concerne sa cotisation. Il informe le Conseil de l’inscription de nouveaux membres pour leur acceptation officielle et, avec le secrétaire, prépare annuellement la liste des membres pour l’assemblée générale. Il accomplit toute autre tâche prescrite par la Loi ou dans les présents règlements ou déterminée par le Conseil.

Le trésorier doit aussi transmettre à la personne qui occupe la fonction de registraire tout renseignement relatif aux adresses électroniques des membres ou personnes inscrites au site Internet de l’Amicale pour que les courriels leur soient bien réacheminés.   

 Article 38. Autres administrateurs

Les autres administrateurs remplissent toute tâche que peut leur confier le Conseil. Ils assistent aux réunions du conseil et prennent part aux décisions de celui-ci.

Article 39. Comités

Le Conseil peut confier à des comités qu’il crée toute tâche ou étude qu’il juge à propos. Le Conseil n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités.

La base de généalogie en est un exemple et fait partie du site Internet de l’Amicale. Elle est entretenue par un membre désigné par le Conseil.

Article 40. Site Internet et page Facebook

L’Amicale a mis en place et tient à jour un site Internet sur lequel sont publiés des informations sur son fonctionnement, des articles ainsi que des données généalogiques et historiques sur les Falardeau. Ceci inclut tous les bulletins qui ont été publiés avant et après la création officielle de l’Amicale. Ce site est accessible gratuitement à toute la population. Une page Facebook contient aussi des nouvelles et des liens renvoyant vers le site Internet de l’Amicale.

Article 41. Don ou legs

L’Amicale accepte tout don ou legs fait dans l’intérêt de l’organisme. Elle peut en disposer à sa guise.

DISPOSITION JUDICIAIRE

Article 42. Procédure judiciaire

Le président, ou une personne autorisée à cette fin, a plein pouvoir pour représenter l’Amicale dans toute procédure judiciaire dans laquelle l’Amicale est partie.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 43. Année financière

L’année financière de l’Amicale commence le 1er mai de chaque année et se termine le 30 avril de l’année suivante.

Article 44. Livres de comptabilité

Le Conseil fait tenir par le trésorier de l’Amicale ou sous son contrôle des documents de format papier ou électronique dans lesquels sont inscrits toutes les sommes perçues ou déboursées par l’Amicale, tous les biens détenus par l’Amicale et toutes les dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière. Ces documents sont conservés au domicile du trésorier ou au siège social et peuvent être examinés en tout temps par les membres du Conseil. Ce dernier détermine de temps à autre les heures, l’endroit, les conditions et les directives pour l’examen des états financiers par les membres.

Article 45. Effets bancaires

Un compte spécial est ouvert au nom de l’Amicale dans l’institution financière désignée par le Conseil qui désigne le ou les signataires autorisés à signer les effets bancaires.

Article 46. Liste des membres

Le trésorier voit annuellement à la préparation et à la mise à jour de la liste des membres de l’Amicale avec leur numéro de membre conformément à l’article 223 de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. c. C-38). Le trésorier partage cette liste avec le secrétaire. Tout membre a le droit de prendre connaissance de cette liste aux conditions déterminées par le Conseil, ce dernier s’assurant entre autres de protéger les renseignements personnels des membres en ne les divulguant pas.

Article 47. Dissolution

Si l’Amicale devait être dissoute et le reliquat de ses biens distribués, une fois ses dettes acquittées, le tout sera remis à un organisme ou à une association s’intéressant à la généalogie et aux histoires familiales.

Article 48. Entrée en vigueur

Les présents règlements ont été adoptés par le conseil d’administration provisoire le 8 janvier 2011 et sont entrés en vigueur le jour même. Ils ont été ratifiés lors de l’assemblée générale du 9 avril 2011. Ils ont été mis à jour et adoptés lors de l’assemblée générale du 23 août 2020.

Ils peuvent être modifiés par décision du Conseil sous réserve d’être ratifiés par les membres à la prochaine assemblée générale annuelle, à moins qu’ils ne soient ratifiés dans l’intervalle par une assemblée générale spéciale de l’Amicale, dûment convoquée à cette fin.